Conceptagenda Algemene Ledenvergadering 13 juni 2020

1. Opening en vaststelling van de agenda

Toelichting: De voorzitter opent de vergadering.
De voorzitter vraagt de leden of de agenda ongewijzigd kan worden aangehouden. De presentielijst wordt voorgelezen, alsmede de namen van de leden die zich voor de vergadering hebben afgemeld. Vanuit de algemene vergadering wordt een bericht aan de Beschermvrouw Prinses Laurentien verzonden. Dit bericht wordt voorgelezen. Wij sturen de tekst van het bericht bij de vergaderstukken.


2. Notulen van de ALV van 15 juni 2019


Toelichting: De conceptnotulen van de ALV van 2019 zijn gepubliceerd in Verenigingsbericht 2 van mei 2020. U wordt gevraagd uw vragen en opmerkingen over deze notulen vóór maandag 8 juni aan het Verenigingsbureau door te geven.


3. Ingekomen stukken en mededelingen


Ingekomen stukken:
Het bestuur heeft voorafgaande de vergadering een document opgesteld en toegestuurd met een overzicht van de vooraf ingediende vragen- en opmerkingen en de antwoorden hierop. In dit document staat ook vermeld wie zich heeft aangemeld voor de vergadering.

Mededelingen:
De Ledendag kon helaas geen doorgang vinden. De Ledendag wordt opnieuw gepland op het moment dat we zeker weten wanneer we elkaar weer fysiek mogen treffen, naar verwachting najaar 2020.
De winnende boektitels vanuit het Project Boek op Verzoek worden op maandag 8 juni bekend gemaakt en gepubliceerd in het eerstvolgende Verenigingsbericht.

4. Vaststellen Jaarverslag 2019 inclusief verkorte jaarrekening (en decharge bestuur voor het gevoerde financiële beleid) – bijlage 1


Toelichting:
Het jaarverslag wordt met de vergaderstukken toegezonden. U wordt gevraagd uw vragen en opmerkingen over het jaarverslag en de verkorte jaarrekening vóór maandag 8 juni aan het Verenigingsbureau door te geven. De penningmeester zal tijdens de vergadering een toelichting geven op de financiën en –indien er vragen over zijn- geeft de directeur nadere uitleg over de activiteiten van de vereniging. Vervolgens zal de voorzitter de leden verzoeken om decharge te verlenen aan het bestuur over het gevoerde (financiële) beleid in 2019.

5. Meerjarenbegroting 2020-2022 – bijlage 2


Toelichting:
De geactualiseerde meerjarenbegroting 2020 – 2022 wordt met de vergaderstukken toegezonden. U wordt gevraagd uw vragen en opmerkingen over deze meerjarenbegroting vóór maandag 8 juni aan het Verenigingsbureau door te geven. De penningmeester zal de meerjarenbegroting toelichten.


6. Bestuurssamenstelling


Toelichting:
Volgens het rooster van aftreden is Marie-Leontine de Graaf-Krüger, penningmeester, dit jaar aftredend. Zij is herkiesbaar voor een tweede termijn. Hans Smit is aftredend omdat hij na 10 jaar voorzitterschap zijn maximale, statutaire benoemingstermijn heeft bereikt (plus een jaar). Vanuit de leden hebben zich geen kandidaten gemeld voor het voorzitterschap, waarna een renumeratiecommissie vanuit het bestuur aan de slag is gegaan met de werving van een nieuwe voorzitter. In de vergadering wordt de stand van zaken toegelicht.
Het bestuur stelt de ledenvergadering voor om bestuurslid Clen Verkleij tijdelijk als voorzitter te benoemen totdat een geschikte kandidaat is gevonden die benoemd kan worden.
Belangrijk: Eventuele tegenkandidaten kunnen door tenminste 10 leden worden voorgedragen, mits deze uiterlijk een week vóór de vergadering schriftelijk aangemeld is bij het Verenigingsbureau.

7 . Moment van afscheid


Toelichting:
De nieuw aangestelde voorzitter neemt de voorzittershamer virtueel over. Het bestuur had het afscheid van Hans graag een feestelijk tintje willen geven. Nu het door de corona-maatregelen niet mogelijk is fysiek bijeen te komen, verplaatsen we dit moment naar de eerstvolgende Ledendag. Niettemin is er in deze online bijeenkomst al gelegenheid om Hans kort toe te spreken. Willen de leden die hiervoor het woord willen zich vóór 6 juni bij ons aanmelden?

8. Rondvraag


9. Sluiting